Было 150 часов рутины в неделю, стало 10

Мы торговая компания: склад, учёт, несколько маркетплейсов и постоянные оптовые покупатели. С февраля 2026 года рутину у нас ведут ИИ-сотрудники. Начали с остатков, потом отдали им почти всё остальное. Дальше про то, как это устроено и где мы ошибались.

Большая часть дня у нас уходила на то, чтобы перекладывать цифры из одного места в другое. Сверить остатки в учёте с площадками, перенести заказ из письма в счёт, ответить на отзыв, собрать прайс для оптовиков.

По нашей оценке, на всё это уходило около 150 часов в неделю, примерно работа трёх человек.

С чего начали

Нанимать людей не хотелось. Один сотрудник на такие задачи обходится от 100 000 ₽ в месяц, и его долго учить нашим мелочам: какому оптовику какая скидка, как один и тот же товар называется на разных площадках.

В феврале 2026 года мы начали отдавать эту работу ИИ-сотрудникам. Это ИИ, у которого есть свой участок работы: он сам заходит в учёт, готовит счёт, пишет ответ на отзыв.

Первыми отдали остатки, это была самая нудная задача.

Остатки

Товар продали на одной площадке, а на другой он ещё числится в наличии. Пришла поставка, а остатки на площадках обновились не сразу. Из-за этого бывали отмены заказов и штрафы.

Теперь ИИ-сотрудник сверяет остатки в учёте и на всех площадках и сам их выравнивает. Это единственное, что он меняет без нашего «да»: остатки должны совпадать с учётом сразу, ждать проверки тут нельзя.

Если какого-то товара осталось меньше минимума, он пишет нам и прикладывает черновик заказа поставщику. Заказ уходит, только когда мы ответили «да».

Счета

Оптовики присылают заказы кто как: письмом, в мессенджер, фотографией листка. Раньше кто-то из нас перебивал это в счёт в учётной программе, и что-то терялось или путалось.

Сейчас ИИ-сотрудник читает заказ, выставляет счёт в учёте и показывает нам. Мы смотрим, отвечаем «да», и счёт уходит клиенту. Счетов у нас 10–15 в рабочий день.

Карточки и отзывы

У каждой площадки свои требования к карточке: длина названия, обязательные поля, размер фото. ИИ-сотрудник правит карточки, пишет описания и подгоняет фото, а мы смотрим правки перед публикацией.

Отзывов приходит 2–3 в день, и раньше они подолгу ждали ответа. Сейчас черновик ответа пишет ИИ-сотрудник, мы проверяем и публикуем.

Рассылки оптовикам

Постоянным покупателям мы регулярно пишем про новинки и про то, что подешевело. Раньше на это уходила куча времени: собрать прайс, написать каждому и не перепутать, у кого какая цена.

Теперь новинки и остатки собирает ИИ-сотрудник, он же пишет каждому покупателю письмо с его ценами. Нам приходит пачка черновиков, мы их проверяем и отправляем.

Прибыль по каналам

На это у нас раньше не доходили руки. Чтобы понять, сколько принесла каждая площадка и опт, надо собрать продажи и вычесть комиссии, логистику, рекламу и возвраты. Считали редко и с ошибками.

Теперь каждое утро в Телеграм приходит короткое сообщение: выручка, расходы и прибыль по каждому каналу и что изменилось со вчера. Цифра за вчера предварительная, потому что площадки присылают отчёты о комиссиях и логистике с опозданием. Точная прибыль появляется позже.

Когда цифры стали приходить каждый день, мы увидели много такого, чего раньше не замечали, в том числе явные дыры.

В том же чате можно спросить, например, кто из оптовиков купил больше всех в этом месяце, и сразу получить ответ.

Как ставим задачи

Пишем в Телеграм так же, как коллеге, можно голосовым. Например: «Подними цену на такой-то товар на 10% везде, кроме опта». ИИ-сотрудник разбирает голосовое, готовит новые цены и присылает нам. Отвечаем «да», и цены меняются. Если что-то непонятно, он переспрашивает.

Ничего нового осваивать не пришлось, Телеграм у всех и так есть.

Где ошиблись

Ответы на отзывы выходили одинаковыми. Сначала ИИ отвечал вежливо и под копирку, в духе «Благодарим за отзыв, нам очень важно ваше мнение». По таким ответам сразу видно, что писал не человек. Помогло, когда мы показали ему наши старые ответы, написанные руками, и объяснили, как мы на самом деле разговариваем.

Путались названия товаров. Один и тот же товар в учёте и на площадках назывался по-разному. ИИ-сотрудник принял их за разные позиции, и остатки разъехались. Завели общий справочник соответствий, после этого всё наладилось.

Сначала дали слишком много свободы. В начале ИИ-сотрудник мог сам отправить письмо клиенту, и один раз ушло письмо, которое мы бы так не написали. После этого появилось правило: всё, что уходит клиенту, отправляется только после нашего «да».

После каждой такой ошибки мы дописываем в его инструкцию новое правило.

Два правила

Всё, что уходит наружу, сначала видим мы. Черновики, сверки и отчёты ИИ-сотрудники делают сами. Письмо покупателю, счёт, ответ на отзыв, правка карточки, заказ поставщику и новые цены идут только после нашего «да». Исключение одно — остатки, их ИИ выравнивает сам. На проверку у нас уходит около часа в рабочий день.

Каждый видит только своё. У каждого ИИ-сотрудника есть доступ только к тому, что нужно для его работы. Тот, кто отвечает на отзывы, не видит нашу маржу. Тот, кто считает прибыль, клиентам не пишет. Кому что открыть, решаем мы.

Что получилось

Людей на эти задачи мы так и не нанимали. Рутина, на которую уходило около 150 часов в неделю, теперь занимает около 10, и половина из них — проверка того, что подготовил ИИ.

Каждое утро мы видим предварительную прибыль за вчера.

Если хотите попробовать у себя

1. Начните с одной задачи, самой нудной. Отдавать всё сразу не надо.
2. Заранее решите, что ИИ делает сам, а что только после вашего «да». Всё, что уходит наружу, лучше смотреть самим.
3. Дайте ему свои настоящие письма, ответы на отзывы и прайсы, тогда он будет писать вашим языком.
4. Через две недели посчитайте, сколько времени задача занимала раньше и сколько сейчас. Если времени почти не сэкономили, возьмите другую.

Когда всё заработало у нас, мы стали делать то же самое для других компаний.